РЕГЛАМЕНТ Центру надання адміністративних послуг Подільської міської ради Подільського району Одеської області
1. Загальні положення
1.1. Регламент Центру надання адміністративних послуг Подільської міської ради Подільського району Одеської області (далі — Регламент) визначає порядок організації роботи центру надання адміністративних послуг (далі — центр), порядок дій адміністраторів центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
1.2. Центр у своїй діяльності керується Конституцією та Законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, іншими нормативно-правовими актами, що регламентують надання адміністративних послуг, Положенням про центр та Регламентом центру.
У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, встановленому Законом України «Про адміністративні послуги».
Надання адміністративних послуг у центрі здійснюється відповідно до принципів:
- верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
- стабільності;
- рівності перед законом;
- відкритості та прозорості;
- оперативності та своєчасності;
- доступності інформації про надання адміністративних послуг;
- захищеності персональних даних;
- раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
- неупередженості й справедливості;
- доступності та зручності для суб’єктів звернення.
1.3. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється рішенням Подільської міської ради Подільського району Одеської області (далі – міської ради).
2. Вимоги до приміщення, в якому розміщується центр
2.1. Центр розміщується в центральній частині міста або іншому зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою.
На вході до приміщення (будівлі) розміщуються вивіска з найменуванням центру та
інформація про його місцезнаходження, графік роботи тощо.
Графік роботи центру, його територіальних підрозділів, віддалених робочих місць адміністраторів такого центру (в разі їх утворення) затверджується міською радою, з урахуванням потреб суб’єктів звернення та відповідно до вимог Закону України «Про адміністративні послуги».
Вхід до приміщень центру, який має сходи, облаштований пандусом та поручнями з обох боків для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення, а також місцями для тимчасового розміщення дитячих колясок.
У центрі створено сприятливі умови для відвідувачів, зокрема, облаштовано зручну зону очікування з можливістю перегляду телевізора та вільним доступом до Wi-Fi.
2.2. Графік роботи центру:
- понеділок, вівторок, середа — з 08.00 до 17.15;
- четвер — з 08.00 до 20.00;
- п’ятниця, субота — з 08.00 до 16.00;
- неділя — вихідний.
Час прийому суб’єктів звернень у центрі становить:
- понеділок, вівторок, середа — з 09.00 до 16.00;
- четвер — з 09.00 до 20.00;
- п’ятниця, субота — з 08.30 до 15.30.
У листопаді та березні графік роботи центру у четвер становить з 08.00 до 19.00, а час прийому суб’єктів звернень – з 09.00 до 19.00, з грудня по лютий включно графік роботи у четвер – з 08.00 до 18.00, а час прийому – з 09.00 до 18.00.
Для створення належних умов праці у центрі передбачаються службові приміщення для потреб його працівників (прийняття їжі, зняття верхнього одягу тощо).
Керівник, адміністратори центру працюють у вказаний в абзаці першому пункту 2.2 цього Регламенту час згідно гнучкого графіка.
Суб’єктам господарювання, які надають супутні послуги в центрі, рекомендується працювати згідно графіку роботи центру, який визначений в абзаці першому пункту 2.2 цього Регламенту.
2.3. Приміщення центру поділяється на відкриту та закриту частини.
У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками центру. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини центру.
Відкрита частина розміщується на першому або другому поверсі будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до приміщень будівлі.
Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій та здійснення попереднього запису суб’єктів звернення на прийом до адміністраторів за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).
Вхід до закритої частини центру суб’єктам звернення забороняється.
Закрита частина може розміщуватися на інших поверхах, ніж відкрита частина.
2.4. Сектор прийому облаштовується при вході до приміщення центру. У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи центру.
2.5. Сектор інформування облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.
У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди, та/або інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.
Сектор інформування облаштовується столами, стільцями, вільним доступом до Інтернету через Wi-Fi та забезпечується канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.
Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг приміщення, де розміщені сектор інформування центру, територіальний підрозділ центру, віддалене робоче місце адміністратора, облаштовуються відповідними засобами (зокрема скринькою) та/або в них розміщується в доступному місці книга відгуків і пропозицій.
2.6. Сектор очікування розміщується в просторому приміщенні, площа якого визначається залежно від кількості осіб, які звертаються до центру протягом дня, та облаштовується столами для оформлення документів та в достатній кількості стільцями, кріслами тощо.
Сектор очікування у разі потреби обладнується автоматизованою системою керування чергою, системою звукового інформування осіб похилого віку та тих, що мають вади зору.
У секторі очікування облаштовуються місця для суб’єктів звернень не менш як 20 місць.
У приміщеннях центру, його територіальних підрозділів, у приміщеннях, де розміщені віддалені робочі місця адміністраторів (в разі їх утворення), при можливості створюються умови для оплати суб’єктами звернень адміністративного збору (зокрема, розміщуються банкомати, платіжні термінали (у тому числі POS-термінали, програмно-технічні комплекси самообслуговування)).
2.7. Сектор обслуговування утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Для швидкого обслуговування суб’єктів звернень робочі місця адміністраторів розподілені за принципом прийому і видачі документів, зокрема, облаштовано рецепцію, де здійснюється видача документів. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення має інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця.
2.8. Площа секторів очікування та обслуговування центру, його територіального підрозділу та приміщення, де розміщено віддалене робоче місце адміністратора (в разі їх утворення), повинна бути достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів центру.
Загальна площа секторів очікування та обслуговування центру становить не менш як 70 кв. метрів.
2.9. У приміщенні центру у вільному доступі розміщується інформація, зокрема, про:
- найменування центру, його місцезнаходження та місцезнаходження його територіальних підрозділів, віддалених робочих місць адміністраторів (в разі їх утворення), номери телефонів для довідок, адресу веб-сайту, електронної пошти;
- графік роботи центру, його територіальних підрозділів, віддалених робочих місць адміністраторів (в разі їх утворення) (прийомні дні та години, вихідні дні);
- перелік адміністративних послуг, які надаються через центр, його територіальні підрозділи, віддалені робочі місця адміністраторів (в разі їх утворення), та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;
- бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;
- платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
- користування інформаційними терміналами (у разі їх наявності);
- користування автоматизованою системою керування чергою (у разі її наявності).
2.10. Перелік адміністративних послуг, які надаються через центр, його територіальні підрозділи, віддалені робочі місця адміністраторів (в разі їх утворення), повинен розміщуватися у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці, у тому числі на інформаційному терміналі (у разі його наявності).
Перелік адміністративних послуг, які надаються через територіальні підрозділи центру, віддалені робочі місця адміністраторів (у разі їх утворення), затверджується міською радою, з урахуванням потреб суб’єктів звернення.
Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, знаходяться у вільному доступі для суб’єктів звернення або на веб-сайті центру (веб-сайті міської ради).
2.11. Особам з інвалідністю та іншим маломобільним групам населення забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі.
2.12. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у роботі центру можуть брати участь представники суб’єктів надання адміністративних послуг для надання консультацій.
3. Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг
3.1. Міська рада, а також керівник центру, можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
3.2. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це міську раду, а також керівника центру, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.
4. Інформаційна робота центру
4.1. Адміністратор рецепції центру за необхідності:
- надає консультацію щодо конкретної адміністративної послуги;
- допомагає суб’єктам звернення у користуванні інформаційними та платіжними терміналами (у разі наявності);
- надає іншу допомогу, яка пов’язана із одержанням адміністративних послуг.
Міська рада створює та забезпечує роботу веб-сайту центру або окремого розділу на своєму веб-сайті, де розміщується інформація, зазначена в п. 2.9 цього Регламенту, а також відомості про місце розташування центру (його територіальних підрозділів, віддалених робочих місць адміністраторів – в разі їх утворення), інша корисна для суб’єктів звернення інформація.
Інформація, яка розміщується в приміщенні центру (в тому числі на інформаційних терміналах) та на веб-сайті, повинна бути актуальною і вичерпною.
4.2. Суб’єктам звернення, які звернулися до центру (його територіальних підрозділів, до адміністраторів, що працюють на віддалених робочих місцях – в разі їх утворення), з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг у спосіб, що аналогічний способу звернення, або в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб.
5. Керування чергою в центрі
5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у центрі (його територіальних підрозділах, на віддалених робочих місцях адміністраторів – у разі їх утворення) вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення — для керування чергою.
5.2. У центрі забезпечується керування чергою шляхом «зустрічі» суб’єктів звернення адміністраторами центру.
У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором центру реєструється за допомогою термінала в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).
5.3. У центрі (його територіальних підрозділах, на віддалених робочих місцях адміністраторів – в разі їх утворення) може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до центру (його територіальних підрозділів, адміністраторів центру, що працюють на віддалених робочих місцях – в разі їх утворення) з використанням телефонного зв’язку. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені керівником центру години.
5.4. Центр може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.
6. Прийняття заяви та інших документів у центрі
6.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі — вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі — вихідний пакет документів) здійснюється виключно в центрі або його територіальних підрозділах, віддалених робочих місцях адміністраторів (в разі їх утворення).
Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.
Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.
Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».
6.2. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у центрі (його територіальному підрозділі, віддаленому робочому місці адміністратора – в разі їх утворення) особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку у випадках, передбачених законом.
У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
6.3. Адміністратор центру перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.
6.4. Адміністратор центру складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.
Суб’єктові звернення, за його бажанням, надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора центру, а також відмітка про дату його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в центрі електронного документообігу – в електронній формі.
6.5. Адміністратор центру під час отримання вхідного пакета документів має з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги (в центрі, його територіальному підрозділі, віддаленому робочому місці адміністратора – в разі їх утворення), спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку чи в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі. Передача суб’єктові звернення вихідного пакета документів засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку чи в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб здійснюється лише у випадках, передбачених законом.
6.6. Адміністратор центру здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви (якщо це передбачено законом) і в описі вхідного пакета документів.
Реєстрація та облік заяв, вхідних пакетів документів та оформлених результатів надання адміністративних послуг у центрі (його територіальному підрозділі та на віддаленому робочому місці адміністратора – в разі їх утворення) може вестися централізовано (зокрема шляхом запровадження електронного документообігу) або окремо в центрі (його територіальному підрозділі та на віддаленому робочому місці адміністратора – в разі їх утворення).
У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор центру не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.
Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор центру формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.
Інформацію про вчинені дії адміністратор центру вносить до листа про проходження справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.
7. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)
7.1. Після вчинення дій, передбачених пунктами 6.1-6.6 цього Регламенту, адміністратор центру зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано.
7.2. Передача справ у паперовій формі від центру (його територіального підрозділу, віддаленого робочого місця адміністратора – в разі їх утворення) до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги або їх доставки працівником центру, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.
Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи.
7.3. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами центру.
7.4. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:
- своєчасно інформувати центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;
- надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора центру про хід розгляду справи.
У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор центру невідкладно інформує про це керівника центру.
8. Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення
8.1. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до центру (його територіального підрозділу, віддаленого робочого місця адміністратора – в разі їх утворення), про що зазначається в листі про проходження справи.
8.2. Адміністратор центру у день надходження вихідного пакета документів, але не пізніше наступного робочого дня, повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.
8.3. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під підпис (у тому числі його представникові (законному представникові)) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.
Інформація про отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення (дата та підпис) зазначається в листі про проходження справи.
Вихідний пакет документів зберігається у центрі до його отримання суб’єктом звернення. При цьому адміністратор регулярно засобами телекомунікаційного зв’язку нагадує суб’єктові звернення про необхідність отримання результату адміністративної послуги. У разі неотримання з різних причин (відмова, смерть, неможливість звернутися до центру у зв’язку з виїздом за межі України тощо) суб’єктом звернення вихідного пакету документів протягом року цей пакет передається суб’єктові надання адміністративних послуг для архівного зберігання.
У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно (зокрема, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги і якщо це передбачено законом), адміністратор центру реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.
8.4. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і керівник центру.
8.5. Інформація про кожну надану адміністративну послугу зберігається у документації з надання адміністративних послуг.
У разі надання адміністративної послуги за допомогою державних реєстрів інформація про послугу зберігається у відповідному реєстрі.
Інформація про адміністративні послуги, надані територіальним підрозділом, адміністратором центру, що працює на віддаленому робочому місці (в разі їх утворення), подається центру для узагальнення.
Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.
9. Особливості діяльності територіального підрозділу центру, адміністратора центру, що працює на віддаленому робочому місці (в разі їх утворення)
9.1. Рішення про утворення та розміщення територіального підрозділу, віддаленого робочого місця адміністратора приймається міською радою з урахуванням потреб суб’єктів звернення, кількості населення, що буде ними обслуговуватися, та обсягу послуг, що надаватимуться.
Територіальний підрозділ, віддалене робоче місце адміністратора розміщується на першому або другому поверсі будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до такої будівлі.
9.2. У приміщенні територіального підрозділу, приміщенні, де розміщене віддалене робоче місце адміністратора, забезпечується розміщення актуальної, вичерпної інформації, необхідної для одержання адміністративних послуг.
9.3. Територіальний підрозділ, приміщення, де розміщено віддалене робоче місце адміністратора (крім пересувного віддаленого робочого місця адміністратора), облаштовуються місцями для очікування суб’єктами звернень.
