Інформація відділу

Індекс

справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ

(томів,

частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за  переліком

Примітки

1

2

3

4

5

05 - відділ ведення Державного реєстру виборців

05-01

- Закони України, постанови ВРУ (копії);

- Постанови КМУ (копії)

- Постанови ЦВК щодо функціонування Державного реєстру виборців (копії)

Доки не мине

потреба ¹

ст. ст.

1-6, 2-6, 3-6

¹Що стосуються діяльності відділу - пост.

05-02

Положення про відділ (копія)

3р.

ст.28

05-03

Посадові інструкції працівників відділу (копії)

5р.

ст.20-6

До заміни

новими ¹

05-04

Накази про внесення запису до бази Реєстру

5 р.

ст.16-в

Електронний документ

05-05

Накази про внесення змін до персональних даних виборця

5 р.

ст.16-в

Електронний документ

05-06

Накази щодо зміни ВА за зверненнями ВВ

5 р.

ст.16-в

Електронний документ

05-07

Накази про внесення службової відмітки про вибуття

5 р.

ст.16-в

Електронний документ

05-08

Накази про знищення записів, строк яких закінчився

5 р. ¹

Електронний документ

¹ п.6 ст.17

ЗУ "Про Державний реєстр виборців"

05-09

Накази про вилучення кратних включень

5 р.

ст.16-в

Електронний документ

05-10

Накази про тимчасову зміну місця голосування

5 р.

ст.16-в

Електронний документ

05-11

Накази про відміну тимчасової зміни місця голосування

5 р.

ст.16-в

Електронний документ

05-12

Накази про зміни у ВА при змінах в АТУУ

5 р.

ст.16-в

Електронний документ

05-13

Зміни в МН зі змінами в АТУУ

5 р.

ст.16-в

Електронний документ

05-14

Річні (квартальні) плани роботи відділу

1р.

ст.161

05-15

Звіти про виконання планів робіт

1р.

ст.299

05-16

Заяви виборців та документи до них щодо включення до Державного реєстру виборців, зміни персональних даних, змісту особистих персональних даних

5 р. ¹

ст. 82-6

¹У разі неодноразового звернення -5 р. після останнього розгляду

05-17

Заяви виборців та документи до них щодо тимчасової зміни місця голосування

5 р.

ст. 82-6

05-18

Відомості Подільського РВ ГУДМС України в Одеській області про:

• осіб, які протягом попереднього місяця набули громадянство України та отримали тимчасове посвідчення громадянина України або паспорт громадянина України (Ф. 3.2);
• осіб, громадянство України яких припинено протягом попереднього місяця (Ф.3.6)
• про осіб, яким протягом наступного місяця виповниться 18 років та яким оформлено паспорт громадянина України (Ф. 3.7)
• про виборців, яким протягом попереднього місяця оформлено паспорт громадянина України вперше після досягнення 18-річного віку

(Ф. 3.8)

• виборців, які протягом попереднього місяця отримали паспорт громадянина України у зв'язку із зміною прізвища, імені, по батькові, (Ф. 4.2);
• виборців, які протягом попереднього місяця отримали паспорт громадянина України у зв'язку із зміною дати або місця народження (Ф. 4.2.1)

1р.¹

Після внесення до Реєстру

05-19

Відомості реєстраційного відділу про:

• громадян України, зареєстрованих у місті Подільськ, яким протягом наступного місяця виповниться 18 років (Ф.3.1);
• виборців, які протягом попереднього місяця зареєстрували своє місце проживання у місті Подільськ (Ф.3.4);
• виборців, які протягом попереднього місяця зняті з реєстрації по місту Подільськ (Ф.3.5);

1р.¹

Після внесення до Реєстру

05-20

Відомості Подільського міськрайонного відділу державної реєстрації актів цивільного стану про виборців, смерть яких зареєстровано протягом попереднього місяця (Ф.4.1)

1р.¹

Після внесення до Реєстру

05-21

Відомості командира в/ч 2196 про:

- виборців-військовослужбовців строкової служби, які протягом попереднього місяця прибули для проходження служби у військовій частині (Ф.5.1);

- виборців-військовослужбовців строкової служби, які протягом попереднього місяця вибули з території дислокації цієї військової частини (Ф.5.3)

1р.¹

Після внесення до Реєстру

05-22

Відомості голови Подільського міськрайонного суду про:

• виборців, які протягом попереднього місяця були визнані недієздатними (Ф.6.1);
• осіб, щодо яких протягом попереднього місяця було скасовано рішення про визнання їх недієздатними (Ф.6.2)
• про осіб, стосовно яких протягом попереднього місяця було прийнято рішення про продовження строку дії рішення про визнання фізичної особи недієздатною (Ф. 6.3)

1р.¹

Після внесення до Реєстру

05-23

Відомості департаменту соціальної, сімейної політики та охорони здоров’я Подільської міської ради про виборців щодо яких протягом попереднього місяця встановлено постійну нездатність пересуватися самостійно (Ф.10.1)

1р.¹

Після внесення до Реєстру

05-24

Відомості міського голови про найменування нових та перейменування вулиць (проспектів, бульварів, площ, провулків, кварталів, кутків тощо), присвоєння номерів новим будинкам і зміну нумерації існуючих будинків у місті Подільськ

1р.¹

Після внесення до Реєстру

05-25

Копії документів (позовні заяви, акти, довідки, доповідні записки, листи, рішення, вироки, ухвали тощо) щодо судового оскарження рішень, дій чи бездіяльності відділу

Зр.¹

ст.89

¹ Після прийняття рішення

05-26

Листування з ЦВК з питань функціонування Державного реєстру виборців та внесення відповідних змін до нього

5 р. ЕПК

ст.22

05-27

Листування з політичними партіями з питань порушення порядку ведення Державного реєстру виборців

3р.

ст.24

05-28

Листування з виборчими комісіями з питань перевірки достовірності відомостей про виборців за допомогою персональних даних Державного реєстру виборців

5 р. ЕПК

ст.23

05-29

Листування з Одеською обласною державною адміністрацією

5 р. ЕПК

ст.22

05-30

Листування з органами,закладами,

установами, організаціями щодо перевірки відомостей, зазначених у заявах виборців

5 р. ЕПК

ст.23

05-31

Листування з органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування щодо надання статистичної інформації про кількісні характеристики виборчого корпусу

3р.

ст.310

05-32

Листування з органами, закладами,

установами, організаціями

3р.

ст.310

05-33

Документи (доповіді, довідки, доповідні записки) з питань діяльності відділу, що подають керівництву виконавчого комітету

5 р. ЕПК

ст.44-6

05-34

Акти приймання - передавання списків виборців до відповідних виборчих комісій

3р.

05-35

Акти приймання - здавання справ при зміні відповідальних працівників

3р. ¹

ст.45-6

¹ Після зміни посадових та матеріально відповідальних осіб

05-36

Акти про перевірку стану діловодства у відділі

1р¹

ст.116

¹ Після наступної перевірки

05-37

Журнал реєстрації подань відомостей про виборців, на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців

3 р.

ст.122

05-38

Журнал реєстрації наказів про:

• внесення запису до бази даних Державного реєстру виборців;
• внесення змін до персональних даних виборців;
• знищення запису Державного реєстру виборців;

5 р.

ст.121-в

Електронний документ

05-39

Журнал реєстрації наказів про тимчасову зміну місця голосування виборця (відміну тимчасової зміни місця голосування)

5 р.

ст.122

Електронний документ

05-40

Журнал реєстрації звернень виборців

5 р.

ст.122

05-41

Журнал обліку посвідчень, які підтверджують тимчасову зміну  місця голосування виборця

3р.

ст.122

05-42

Журнал обліку довідок про:

• включення до Державного реєстру виборців;
• зміни персональних даних виборців;

змісту особистих персональних даних виборців

3 р.

ст.122

05-43

Журнал реєстрації подань щодо внесення змін до переліку звичайних та спеціальних виборчих дільниць, утворених на постійній основі

3 р.

ст.122

05-44

Журнал реєстрації вхідних документів

3р.

ст.122

05-45

Журнал реєстрації документів, створених установою

3р.

ст.122

05-46

Журнал реєстрації особистого прийому громадян начальником відділу

3р.

ст.125

05-47

Журнал реєстрації прямих телефонних ліній

1р.

ст.126

05-48

Документи по роботі КСЗІ

5р. ¹

ст. ст.

2153,2154

¹ ПІСЛЯ ЗНЯТТЯ 3 експлуатації

05-49

Рішення міської ради (копії)

ст. 7

Доки не мине потреба

05-50

Рішення виконавчого комітету (копії)

ст.7

Доки не мине потреба

05-51

Розпорядження міського голови (копії)

ст.7

Доки не мине потреба

05-52

Протоколи нарад, семінарів, що проводить відділ

ст.15

Доки не мине потреба

05-53

Номенклатура справ відділу

Зр.¹

ст.112-в

¹’Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного відділу міської ради